Datenschutzerklärung
DSGVO‑konforme Virtual Assistant Services
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Cedric Luthardt – Virtual Assistant Services.
1. Verantwortlicher für Virtual Assistant Services
Cedric Luthardt
Virtual Assistant Services Deutschland
Spezialist für E‑Mail‑Management, Terminplanung & Administrative Aufgaben
Homeoffice Deutschland
Telefon: +49 (0) 152 59422948
E‑Mail: info@cedric-luthardt-va.online
Services: Virtual Assistant, E‑Mail‑Management, Terminplanung, KFZ‑Service
2. Datenverarbeitung bei Virtual Assistant Services
| VA Service | Verarbeitete Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E‑Mail‑Management | Name, E‑Mail, Kommunikationsinhalte | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Terminplanung | Name, Telefon, Termindetails | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Administrative Aufgaben | Geschäftsdaten, Dokumente | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
3. Zwecke der Datenverarbeitung – VA Services
- E‑Mail‑Management: Bearbeitung Ihrer E‑Mails und Korrespondenz
- Terminplanung: Kalenderorganisation und Terminkoordination
- Administrative Aufgaben: Dokumentenerstellung und Büroorganisation
- Kundenbetreuung: Support und Projektmanagement
- Rechnungsstellung: Abrechnung erbrachter VA Services
4. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen
5. Speicherdauer
- Kontaktanfragen: 2 Jahre nach letztem Kontakt
- Vertragsdaten: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
- Technische Daten: 7 Tage (Log‑Dateien)
- Marketing‑Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung
6. Datenweitergabe
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur mit Einwilligung, zur Vertragserfüllung (z. B. Subunternehmer), aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder an Hosting‑Provider (Deutschland/EU). Alle eingesetzten Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.
7. Cookies & Tracking
Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien:
- Technisch notwendige Cookies (funktionale Website)
- Analyse‑Cookies (nur mit Einwilligung)
- Marketing‑Cookies (nur mit Einwilligung)
8. Google Analytics
Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited/Google LLC. Google Analytics verwendet Cookies zur Analyse der Benutzung der Website. Wir verwenden Google Analytics mit IP‑Anonymisierung und haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google abgeschlossen.
- Einsatz nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- IP‑Anonymisierung aktiviert
- Speicherdauer der GA‑Cookies gemäß Google‑Vorgaben
- Möglichkeit zum Widerruf über Cookie‑Einstellungen
9. Kontaktformular
Bei Nutzung unseres eigenen Kontaktformulars verarbeiten wir:
- Name und E‑Mail‑Adresse (Pflichtfelder)
- Betreff und Nachricht
- Zeitpunkt der Anfrage
- IP‑Adresse (zur Spam‑Prävention)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT‑Sicherheit).
10. E‑Mail‑Kommunikation
Bei E‑Mail‑Kontakt verarbeiten wir E‑Mail‑Adresse/Name, Inhalte, Zeitpunkte und technische Übertragungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
11. Terminbuchung über cal.com
Für die Online‑Terminbuchung nutzen wir den Dienst cal.com. Bei Nutzung des eingebetteten Widgets bzw. der Buchungsseite wird eine Verbindung zu cal.com hergestellt. Dabei können je nach Konfiguration Name, E‑Mail‑Adresse, Termindetails, Zeitzone sowie technische Daten (IP‑Adresse, Browser‑Daten) verarbeitet werden. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von cal.com. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Cookies/Tracking).
12. Server‑Logfiles
Beim Aufruf der Website werden IP‑Adresse, Datum/Uhrzeit, Referrer und User‑Agent protokolliert. Die Daten dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
13. Datensicherheit
- SSL‑Verschlüsselung
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
- Sichere Passwort‑Richtlinien
- Backup‑Systeme
14. Auftragsverarbeitung
Sofern wir als Auftragsverarbeiter für Kunden tätig werden, verarbeiten wir Daten nur auf dokumentierte Weisung, verpflichten Mitarbeitende auf Vertraulichkeit, setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um und unterstützen bei Betroffenenrechten.
15. Internationale Datenübertragungen
Grundsätzlich verarbeiten wir Daten nur innerhalb der EU/EWR. Sollten Übermittlungen in Drittländer notwendig sein, erfolgen diese nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, auf Basis von Angemessenheitsbeschlüssen oder geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).
16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
17. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
18. Kontakt zum Datenschutz
Cedric Luthardt
E‑Mail: info@cedric-luthardt-va.online
Telefon: +49 (0) 152 59422948
19. Zuständige Aufsichtsbehörde
Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach Ihrem Wohnsitz bzw. Sitz. Eine Übersicht finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).
20. Änderungen der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E‑Mail, sofern Sie uns diese mitgeteilt haben.
Letzte Aktualisierung
Stand: Juli 2025
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.